¿Cuánta vida nos quita el correo electrónico?



¿Qué es lo primero que haces cuando llegas al trabajo?
¿Lo primero que haces es  encender el ordenador y abrir el correo?

Ten cuidado porque puede ser que hayas confiado el control sobre tu tiempo a una herramienta que está ahí precisamente para que seas tu quien la controle.

El correo electrónico es en principio una herramienta de gestión de la comunicación que debería permitirnos mejorar nuestra productividad, sin embargo el efecto es muchas veces el contrario: bandejas de entrada inundadas con más de 50 correos, algunos con ellos esperando respuesta hace semanas.

Es cierto que la cantidad de correos que recibimos es a veces inabarcable, pero no se trata de abarcarlo todo, se trata de abarcar lo realmente importante para hacer lo que tenemos que hacer.


Veamos una serie de sencillos consejos que nos ayudarán a ....lograr un momento de felicidad en nuestras vidas: una bandeja de entrada vacía


1. No uses el correo como organizador de tu día de trabajo
Muchas personas abren el correo nada más llegar a su trabajo, antes siquiera de haber pensado en lo que tienen que hacer.

2. No dejes que el correo te interrumpa en tus tareas
Elimina el avisador de correo y decide cuáles son los momentos en que tu aplicación de correo debe estar abierta y cuándo cerrarla.

3. No te dejes inundar
Mantén la bandeja de entrada limpia. Utiliza carpetas lógicas y actualizadas para organizar el correo según entra.Utiliza clasificaciones dinámicas, que puedas modificar en función del contexto o proyecto en que trabajas.

4. Diferencia entre gestionar y responder
Gestionar es establecer prioridades decidiendo qué debo hacer con ese correo. Es un error procesar el correo de manera lineal en el orden en que entran en la bandeja. Debemos hacer primero una revisión de la bandeja de entrada. Tendré dos tipos de carpetas, las de gestión y las de almacenaje. La carpeta de gestión será en función de la prioridad.

5. Utiliza filtros actualizados para ordenar el correo
Puedes los correos para que entren directamente a determinadas carpetas a través de los filtros y reglas. Muchos de tus correos no son importantes y pueden ir directamente a esas carpetas que abrirás periódicamente (una vez a la semana) para gestionar.

6. Aprovecha tus otros dispositivos electrónicos para tener al día el correo
Utiliza los tiempos muertos, en el metro, en el bus, esperando a un cliente….para tener el correo al día. 

7. Procesa el correo en función de tus prioridades
Clasifica en grados de Importancia y de Urgencia.
Haz rápido aquello urgente y poco importante. Mantén la cabeza fría en relación a las urgencias. No pierdas de vista lo que es realmente importante para tu misión, lo que te lleva a lograr tus buenos resultados.
Cada e-mail requiere una acción: responder y procesar. No es necesario que respondas siempre de manera inmediata, pero procesa de manera inmediata. Puedes tener una carpeta POR RESPONDER.





Me gusta cuando alguien explica las cosas de manera tan concreta y sencilla. Os recomiendo este vídeo sobre la mejora de la productividad, en especial sobre uno de nuestros mayores malgastadores de tiempo: el correo electrónico.



Comentarios

  1. Útil e interesante todo el artículo. El consejo que más me ha gustado es el primero, la mayoria de las personas empezamos así el día y es cierto que es un mal hábito. Revisar el correo electrónico es una tarea que debe estar supeditada a la planificación diaria que debe hacerse con anterioridad.

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  2. Hola MariCarmen, gracias por tu comentario.
    Pues vamos a hacer una prueba:
    1. Comienza hoy el día con una hoja en blanco frente a ti
    2. Primero escribe tu estado anímico, ¿cómo te has levantado hoy?
    3. Después escribe lo que te gustaría que pasase este día
    4. Y ahora haz una lista con lo que tienes que hacer para hoy y lo que tienes que hacer para lo que quieres conseguir
    5. Dedica un par de minutos a decidir el orden en que vas a ejecutar el trabajo introduciendo la gestión del correo electrónico

    6. Y ahora ya puede ser el momento de abrir el correo para que se te desbarate toda tu planificación y tengas que volver a ordenar

    ¿La diferencia?
    Cuando abres el correo en primer lugar, las otras prioridades, las que realmente deberían estar en tu cabeza, se diluyen en la urgencia de algunos correos
    Al priorizar antes es más fácil mantener el norte.

    Suerte y buen día

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